Søknad om arrangement

Skal du arrangere ein festival eller eit anna stort arrangement? Start med å kontakte kulturavdelinga i kommunen. Det kan hende kommunen kan gi økonomisk tilskot eller ønskjer å samarbeide på andre måtar. Uansett om du planlegg å leige eit privateid område eller offentleg grunn, må du søkje kommunen og andre offentlege styresmakter.

Tenesteomtale

Her kan du sjå kva du treng å søkje om og planleggje når du skal ha eit stort arrangement:

Mat og drikke
Skal du servere mat? Då må du søkje Mattilsynet. Mattilsynet vil stille krav til hygienen og tryggleiken til maten.

Liste over krav som blir stilt til mat som blir servert på messer og festivalar:

Lokalet der maten skal lagast
Innreiing og utstyr
Høve for god handhygiene
Temperatur
Korleis maten blir oppbevara og handtert
Oppvask og reinhald.

Les meir og send søknad herifrå: Messer og festivalar | Mattilsynet.

Dersom maten skal seljast og serverast frå «:food trucks» og liknande, må dei ha serveringsløyve frå den kommunen der dei er forretningsbaserte. Sjå også tenesteomtalen for serveringsløyve.

Alkoholservering
All servering av alkoholhaldig drikk mot ei eller anna form for betaling krev løyve. Du må sende søknad om skjenkjeløyve for eit enkelt høve til kommunen din. Sjølv om arrangementet skal gå over fleire dagar, vil det likevel reknast som eit enkelthøve. Sjå også tenesteomtalen for ambulerande skjenkjeløyve.

Sjekkliste for søknad om skjenkjeløyve for enkelthøve:

Type arrangement
Arrangør
Tid og stad
Mengda deltakarar
Ansvarleg skjenkjestyrar.

Brannvern
Alle arrangement i bygg eller område som ikkje vanlegvis blir brukte til arrangement må oppfylle brannvernskrav. Du må melde arrangementet til brannverntenesta i kommunen din i god tid før arrangementet.

Sjekkliste for melding til kommunen:

Tidspunkt og tema for arrangementet, storleik, adresse og namn på den som er ansvarleg.
Risikoanalyse. Denne skal kartleggje kva som kan gå galt, korleis det skal forhindrast og kva tiltak som er planlagde for å redusere konsekvensane dersom noko skjer.
Omtale av staden arrangementet skal vere, og tilhøyrande installasjonar eller utstyr. Dette kan vere alarm- og lydanlegg, sløkkjeutstyr og rømmingsskilt/belysning.
Omtale av rømmingsvegane (plassering, tal på inngangar, breihet) sett i forhold til tilsikta persontal og mogleg rømmingstid. Persontal bør fastsetjast av fagfolk.
Prosedyrar for evakuering.
Oversikt over tryggleikspersonell – tal på, rutinar og ansvar.
Framkommeligheit for brannstellet.

Ro, orden og tryggleik

Arrangement på stader der publikumet ferdast vil stille krav til trafikkavvikling og ordenstiltak. Derfor må politiet få melding i god tid. Les meir her: Arrangement – Politiet.no.

Sjekkliste for melding til politiet:

Arrangementsomtale
Planverk inkl. HMS-plan, risikovurdering og plan for tryggleiken
Omtale av tryggleiksorganisasjonen
Områdekart/arenakart med omtale
Planlagd bemanning av ordensvakter og/eller vektarar
Planlagd fyrstehjelpsorganisering
Planlagd branntryggleik
Samarbeidspartnarar
Andre løyve (mat, grunneigar)
Dokumentasjon til konstruksjonar som scener, telt etc. (for eksempel belastingsgrenser, samsvarserklæringar, standard, vindmålingsrutinar o.l.).

Fyrstehjelp og helsehjelp

Ved eit stort arrangement må kommunen vurdere behovet for helsevernebuing slik at alle som ferdast i kommunen kan få augeblikkeleg hjelp. Kommunen kan krevje at arrangøren ivaretar helsevernebuinga. Ta derfor tidleg kontakt med kommunen.

Her kan du sjå kva krava til helsevernebuing inneber: Overordna retningslinjer for medisinsk vernebuing ved store arrangement i Noreg (DSB)

Toalett, avfall, hygiene og opprydjing

Når du søkjer kommunen om bruk av anten eit offentleg eller eit privateid område, må du vise til ein plan for reinhald, hygiene og mengd toalett det blir behov for.

Tilsette eller bruk av frivillige?

Arrangøren er ansvarleg for tryggleiken til dei som er tilsett eller jobbar som frivillig på arrangementet.

Sjekkliste for tryggleik for tilsette: